Yleinen tietosuoja-asetus – uusi EU-asetus

14.5.2018

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen voimaantulon myötä aletaan painottaa entistä vahvemmin yksilön oikeutta päättää omien henkilötietojensa käytöstä. Asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen, ja sen tavoitteena on muun muassa

• vahvistaa kansalaisten perusoikeuksia digitaalisella aikakaudella antamalla heille oikeus päättää omien henkilötietojensa käytöstä.
• tehdä organisaatiot tilivelvollisiksi siitä, miten henkilötietoja käsitellään.

Henkilötiedot Sibbo Vargarna / jalkapallojaosto. Tietosuojalupauksemme:

Käsittelemme henkilötietojasi huolellisesti. Uusi asetus vahvistaa jäsentemme, vapaaehtoisten seuratoimijoiden sekä päätoimisten asemaa ja heidän oikeuksiaan omiin tietoihinsa.

Henkilöstötietojen käsittely perustuu luottamukseen ja siihen että pidämme jäsentemme tiedot sovitulla tavalla suojattuna. Arvostamme tätä luottamusta. Näin ollen tietosuoja on meille tärkeää. 

Henkilötietosi ja niiden suojaaminen on meille tärkeää

Käytämme henkilötietojasi ainoastaan niihin tarkoituksiin, joista olemme kertoneet sinulle tai joihin olet antanut suostumuksesi. Keräämme vain ne henkilötiedot, jotka ovat tarpeen pyytämiesi palvelujen tarjoamista tai juridisten velvoitteiden täyttämistä varten.

Annamme henkilötietojasi muille osapuolille vain jos meitä vaaditaan antamaan niitä juridisista syistä tai olet antanut siihen luvan. (suostumus).

Voit pyytää pääsyä omiin henkilötietoihisi ja rajoittaa niiden käsittelyä sekä pyytää poistamaan ne, mikäli se on mahdollista. Sinulla on oikeus saada kopio henkilötiedoistasi. Sinulla on myös oikeus tietää, mitä henkilötietoja säilytämme ja mihin tarkoitukseen käytämme niitä.

Sibbo Vargarna jalkapallojaosto tietosuojaseloste

Jaosto on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään henkilötietosi turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten jaosto kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja. Rekisterinpitäjänä toimivat Sibbo Vargarna ry. sekä jalkapallojaosto ja joukkueet / ikäryhmät. Rekisterinpitäjien yhteystiedot löytyvät verkkosivuiltamme.

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen

Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat osa-alueet:

1. Mitä henkilötietoja kerätään
2. Miten jalkapallojaosto voi käyttää henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla
3. Kenelle jalkapallojaosto / joukkueenjohtaja voi luovuttaa henkilötietoja
4. Miten jalkapallojaosto / joukkueenjohtaja suojaa henkilötietoja
5. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi
6. Kuinka kauan jalkapallojaosto / joukkueenjohtaja säilyttää henkilötietojasi
7. Yhteydenotto Palloliitto, Sibbo Vargarna , jalkapallojaosto tai tietosuojaviranomaiseen
8. Mitä henkilötietoja kerätään

   Henkilötietoja kerätään suoraan sinulta ja niitä saadaan kirjallisesti tai suullisesti.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti: 

• Tuntemistiedot: henkilötunnus ja nimi sekä syntymäaika.
• Yhteystiedot: puhelinnumerot ja osoitteet (ml. sähköpostiosoite).
• Erityistiedot vain tarvittaessa (ruoka-allergiat, sairaudet, yms harrastamiseen liittyvät tiedot)

2. 
   Miten Sibbo Vargarna / jalkapallojaosto voi käyttää henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla

Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvollisuutemme ja jotta voimme antaa seuratoimintaan liittyvää neuvontaa ja palveluita.

Palvelu- sopimusten tekeminen ja hallinnointi (sopimuksen täytäntöön paneminen)

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot: 

1.Jäsenanomuksessa ja jäsenaikana (jäsensopimus)

2.Seuratoiminnassa muuten mukana olevat henkilöt (vapaaehtoisen sopimus)

3.Seurassa työskentelevät (päätoimisen sopimus). 

Laissa, säännöksissä tai viranomaisten ja valvontaviranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen (lakisääteinen velvollisuus)

Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi myös laissa, säännöksissä ja viranomaisten päätöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä. 

Esimerkkejä lakisääteisistä velvoitteista, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä:

• yhdistyslaki
• kirjanpitosäädökset
• työlait, verolait

Esimerkkejä seuratoiminnassa asetuksen täytäntöönpanemiseen liittyvistä rekistereistä:

• seuran jäsenrekisteri , jalkapallojaoston jäsenrekisteri
• joukkueen kokoonpano (kaikki vastuuhenkilöt sekä pelaajat ja vanhemmat /huoltajat)
• seuratapahtumien osallistujarekisterit (taito-ja kykykoulut, taitokilpaillut, leirit ja pallokoulut)
• seuratoimijarekisterit: (joukkueenjohtajat, valmentajat, huoltajat, taloudenhoitajat)
• pelinohjaajarekisterit
• valmentajien koulutusrekisteri

Suostumus
Pyydämme sinulta suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi. Suostumus vaaditaan. (ei riitä, että ei kiellä henkilötietojen käsittelyä).

3. Kenelle Sibbo Vargarna / jalkapallojaosto / joukkueenjohtaja voi luovuttaa henkilötietoja

Voimme luovuttaa henkilötietojasi joissain tapauksissa muille tahoille. Luovutamme henkilötietoja viranomaisille siinä määrin kuin laki niin velvoittaa. Näihin viranomaisiin kuuluvat esimerkiksi vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset asianomaisissa maissa.

Palloliitolle, seuralle, jaostolle (jaoston puheenjohtajalle) tai joukkueelle. Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että asiaan kuuluvat suostumukset ovat olemassa kaikilta osin ja asianmukaisia salassapitovelvoitteita noudatetaan. 

Kolmannet osapuolet

Henkilötietoja ei ilman suostumustasi luovuteta kolmansille osapuolille

4. Miten Sibbo Vargarna / jalkapallojaosto suojaa henkilötietoja

Henkilötietojen suojaaminen on meille tärkeää. Toimimme parhaan kykymme mukaan, jotta suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Erityisen huolellisia olemme verkkotoimintojen osalta. Ilman perusteltua syytä henkilötiedot eivät liiku kuin hyvin suojatuissa verkkopalveluissa.

5. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi

Sinulla on tunnistettuna oikeuksia Sibbo Vargarna / jalkapallojaosto / joukkueet hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen. Sinulla on seuraavat oikeudet:

1. A) Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi
   Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Oikeutta tutustua voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön nojalla.
2. B) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin 
   Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.
3. C) Oikeus pyytää tietojen poistamista
   Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

• Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä. 
• Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
• Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa. 
• Tietojen käsittely on lainvastaista.
• Kyse on alaikäisen henkilötiedoista

1. D) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
   Jos kiistät rekisteröimiemme tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden.

Jos sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista rekistereistämme, voit sen sijaan pyytää, että rajoitamme näiden tietojen käsittelyn vain tietojen säilyttämiseen. Jos sinua koskevien rekisteröityjen tietojen käsittely on tarpeellista ainoastaan oikeusvaateen esittämiseksi, voit myös vaatia, että tietojen muu käsittely rajoitetaan vain tietojen säilyttämiseen. Saatamme käsitellä tietojasi muissa tarkoituksissa, jos oikeusvaateen esittäminen sitä edellyttää tai jos olet antanut siihen suostumuksesi.

1. E) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun etumme perusteella
   Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
2. F) Oikeus tietojen siirrettävyyteen
   Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tiedot voidaan myös siirtää meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista. 

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Pyynnöt on esitettävä tunnistettuna suullisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Huomioithan, että voimme myös säilyttää ja käyttää tietojasi, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.

6. Kuinka kauan Sibbo Vargarna / jalkapallojaosto säilyttää henkilötietoja

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on seuratoiminnassa kerätty. Suosituksena vähintään kaksi vuotta ja enintään viisi vuotta jäsenyyden / toiminnan loppumisesta.

Säilytämme tietojasi tarvittaessa niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät. Jos säilytämme tietojasi muihin tarkoituksiin kuin sopimusten täytäntöön panemiseen tai kirjanpitoon liittyen, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.

7.Yhteydenotto Sibbo Vargarna ry. tai tietosuojaviranomaiseen

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä Sibbo Vargarna ry:n vastuuhenkilöihin (seuran pj, jaoston pj) tai suoraan tietosuojaviranomaiseen. Yhteystiedot löytyvät nettisivuilta.